Gestion Electronique de Données

Dans le Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Jacques Chaumier définit la GED ou Gestion Electronique de Documents comme un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion 1 ».

Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise.

La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :

Une solution de GED est donc mise en œuvre pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Son objectif premier est de faciliter l’accès aux documents par les membres de l’entreprise. Par conséquent, les fonctionnalités de recherche, la gestion des accès aux documents et les processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un système de GED.

En revanche, les documents présents dans la base documentaire d’un système d’archivage ont pour but de constituer un ensemble exhaustif de documents de preuve pour l’entreprise. Pour cette raison, les documents ne doivent pas subir de modification, le contexte de création du document doit être transparent (auteur, date, motif, destinataire).

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